अगर आप किसी भी प्रोफेशनल ऑफिस में काम करते है तो आपको मेल मर्ज कई तरह के बनाने आने चाहिए | मेल मर्ज आज सभी तरह के प्रोफेशनल कंप्यूटर ऑफिस और कम्पनी में बनाने पड़ते है अगर आपको नहीं पता कि मेल मर्ज क्या होता है ? तो जानने के लिए यहाँ क्लिक कीजिये | इस पोस्ट में हम एक्सेल और माइक्रोसॉफ्ट वर्ड की मदद से मेल मर्ज बनाना सीखेंगें, तो आइये सीखते हैं |
सबसे पहले जानते हैं कि एक्सेल और एम एस वर्ड दोनों को मिलाकर हम मेल मर्ज फाइल तैयार क्यों करें ? मान लीजिए आप किसी कंपनी में काम कर रहे हैं और आपके पास एक ऐसा डाटा sheet है जिसमें बहुत सारे व्यक्तियों के नाम है एड्रेस है मोबाइल नंबर है इत्यादि चीज है और आप उन सभी को एक ही जैसा पत्र भेजना चाहते हैं यानि कि लेटर भेजना चाहते हैं तो आप एक-एक करके अगर सभी के लिए मेल टाइप करेंगे और भेजेंगे तो बहुत टाइम लगेगा, तो इसलिए हम एक्सेल के फाइल को मिलाकर एम एस वर्ड के द्वारा एक ऐसा मेल मर्ज तैयार करेंगें, जिसमें लैटर पर सभी का नाम ऑटोमेटिक आ जाता है और तुरंत तैयार हो जाता है और उसको आप भेज सकते हैं तो इसलिए हम इस पोस्ट में में जानेंगे एम एस वर्ड और एक्सेल दोनों को मिलाकर मेल मर्ज तुरंत कैसे तैयार कर सकते हैं ?
वर्ड और एक्सेल की मदद से तुरंत मेल मर्ज कैसे बनाते हैं –Create Mail merge Using Word & Excel 2007
सबसे पहले एक्सेल खोलिए और नीचे इमेज में बने टेबल की तरह एक टेबल बना लीजिये |
यहाँ टेबल अंग्रेजी में बना है, लेकिन आप चाहें तो किसी दूसरी भाषा में भी बना सकते है | लेकिन ध्यान रखें टेबल का हैडिंग अंग्रेजी में ही होना चाहिए | यहाँ मैंने नाम, पता, और पिनकोड लिया है लेकिन आप चाहें तो अपने जरूरत के अनुसार कॉलम बना सकते हैं, और कितना भी लम्बा लिस्ट बना सकते हैं | एक्सेल के फाइल में इस तरह का लिस्ट बनाने के बाद फाइल को अपने कंप्यूटर में डेस्कटॉप या किसी ड्राइव में सेव कर लीजिये |
अब एम.एस. वर्ड खोलिए और उसमें अपना लैटर तैयार कर लीजिये लेकिन ध्यान रखें नाम, पता, और भी जिस चीज को आपने एक्सेल में लिया था उसके लिए मेल में वहाँ जगह खाली छोड़ दीजिये |
अब एम.एस. वर्ड की Mailings टैब पर क्लिक कीजिये और Use existing list पर क्लिक कीजिये Use existing list पर क्लिक करते ही आपके सामने एक इस तरह का विंडो खुल जाएगा, यहाँ आपको एक्सेल की शीट चुनना है जिसमें आपने अभी बनाया यानि लिस्ट लिखा था |
वैसे मैंने यहाँ पहले शीट पर काम किया है इसलिए मैं यहाँ 1 शीट पर क्लिक कर रहा हु |
अब Mailings मेनू में जाकर Insert Merge Field पर क्लिक कीजिये और अपने मेल मर्ज में Name, Address, Pincode इत्यादि फील्ड लगा लीजिये, यह सब उसी जगह लगाना है जहाँ आपने जगह खाली छोड़ दिया था |
अब अंत में Mailings मेनू में जाकर राईट साइड में सबसे अंत में Finish & merge में जाकर edit individual document पर क्लिक कर दीजिये, अब आपका मेल मर्ज फाइल तैयार हो गया |
